Työpaikan tarjoilut onnistuvat yleensä hyvin silloin, kun yksi asia on mietitty etukäteen: mitä ruokailulla halutaan ratkaista. Onko tarkoitus ruokkia tiimi nopeasti palaverin välissä, tarjota asiakkaille siisti kahvitus vai järjestää henkilöstölle rennompi yhteinen lounas? Näin tilaat cateringin työpaikalle fiksusti – aloita tilanteesta, älä pelkästä annosmäärästä.
Kun tilaus tehdään arjen ehdoilla, myös tarjoilu toimii paremmin. Työpaikalla tärkeintä ei yleensä ole näyttävin kattaus vaan se, että ruoka saapuu ajallaan, annokset riittävät ja kokonaisuus sopii päivän rytmiin. Siksi hyvä catering-tilaus on käytännöllinen päätös, ei vain menuvalinta.
Näin tilaat cateringin työpaikalle ilman turhaa säätöä
Usein cateringin tilaaminen kaatuu siihen, että liikkeelle lähdetään liian myöhään tai liian epäselvällä toiveella. Kun tiedät muutaman perusasian jo ennen yhteydenottoa, saat tarjouksen nopeammin ja vältät viime hetken muutokset.
Ensimmäiseksi kannattaa päättää tilaisuuden luonne. Aamupäivän koulutukseen sopii eri kokonaisuus kuin iltapäivän asiakastapaamiseen tai koko henkilöstön lounaaseen. Kevyt kahvitarjoilu riittää joskus hyvin, mutta jos porukka tulee suoraan töistä nälkäisenä pöytään, lämmin ja täyttävä ruoka on parempi ratkaisu.
Toiseksi arvioi osallistujamäärä mahdollisimman realistisesti. Liian varovainen arvio johtaa helposti siihen, että ruoka loppuu kesken. Liian suuri arvio taas näkyy turhana hävikkinä ja kustannuksina. Jos lopullinen määrä ei ole vielä tiedossa, kerro siitä suoraan jo tilausvaiheessa. Silloin voidaan sopia, mihin asti määrää voi päivittää.
Kolmanneksi mieti tarjoilun käytännöt. Tuleeko ruoka valmiina noutopöytään, yksittäisinä annoksina vai esimerkiksi helposti jaettavina laatikkoina? Tämä vaikuttaa yllättävän paljon siihen, miten sujuvaksi ruokailu työpaikalla muodostuu.
Mitä tietoja catering-tilaukseen kannattaa valmistella
Hyvä tilauspyyntö on selkeä, vaikka lyhytkin. Kun perusasiat ovat mukana, cateringin tarjoaja pystyy ehdottamaan sopivaa kokonaisuutta ilman turhaa edestakaista viestittelyä.
Käytännössä tarvitset ainakin päivämäärän, kellonajan, toimitusosoitteen ja henkilömäärän. Lisäksi kannattaa kertoa, onko kyse aamupalasta, lounaasta, kokoustarjoilusta vai juhlavammasta tilanteesta. Jos tilaisuus on työpaikan tavallinen arkilounas, sekin on hyvä sanoa suoraan. Silloin tarjouksessa voidaan painottaa helppoutta, täyttävyyttä ja kustannustehokkuutta.
Ruokavaliot ovat oma tärkeä kohtansa. Kasvisvaihtoehdot, laktoosittomuus, gluteenittomuus ja mahdolliset allergiat kannattaa ilmoittaa mahdollisimman aikaisin. Kaikkea ei aina tarvitse tehdä vaikeasti. Usein selkeä ja hyvin suunniteltu perusmenu, jossa erityisruokavaliot on huomioitu järkevästi, palvelee koko porukkaa paremmin kuin liian monimutkainen kokonaisuus.
Myös toimituksen yksityiskohdat helpottavat paljon. Onko rakennuksessa ovikoodi, hissi tai vastaanotto? Tarvitaanko tarjoilu tiettyyn kerrokseen? Saako astiat jättää paikan päälle vai pitääkö kaiken olla helposti pois kerättävää? Nämä ovat pieniä asioita, mutta juuri niistä sujuva toimitus usein muodostuu.
Oikea tarjoilu riippuu työpäivän tilanteesta
Kaikki catering ei tarkoita samaa. Työpaikalle sopiva tarjoilu valitaan sen mukaan, kuinka paljon aikaa ruokailuun on, miten ihmiset liikkuvat tilassa ja mikä tunnelma halutaan luoda.
Palaveripäivään sopii usein helposti syötävä kokonaisuus, joka ei sotke papereita tai tietokoneita eikä vaadi pitkää taukoa. Tällöin käytännöllisyys menee helposti näyttävyyden edelle. Jos taas kyseessä on henkilöstön kiitoslounas tai asiakkaiden tapaaminen, ruokaan voidaan toivoa hieman enemmän valinnanvaraa ja viimeisteltyä vaikutelmaa.
Lämmin ruoka toimii hyvin silloin, kun porukka ehtii oikeasti syömään. Se tuntuu ruokaisalta ja antaa työpäivään kunnollisen tauon. Toisaalta kylmät tarjoilut, salaatit, täytetyt leivät ja pienemmät suolaiset vaihtoehdot voivat olla parempia, jos aikataulu on tiukka tai vieraita tulee porrastetusti.
Monelle työpaikalle hyvä ratkaisu on buffet-tyyppinen kokonaisuus, jossa jokainen saa koota itselleen sopivan annoksen. Se toimii erityisen hyvin, kun ryhmässä on erilaisia mieltymyksiä. Samalla kannattaa kuitenkin miettiä tilan koko ja tarjoilun sujuvuus. Ahtaassa neuvotteluhuoneessa buffet ei aina ole käytännöllisin vaihtoehto.
Näin tilaat cateringin työpaikalle oikealla annosmäärällä
Yksi yleisimmistä kysymyksistä on se, paljonko ruokaa pitäisi varata. Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, koska tarve riippuu ajankohdasta, tilaisuuden kestosta ja siitä, korvaako tarjoilu kokonaisen aterian.
Jos catering tulee lounasaikaan ja toimii päivän varsinaisena ruokailuna, annosten pitää olla reiluja. Ihmiset odottavat oikeaa lounasta, eivät pientä maisteluhetkeä. Jos taas tarjoilu on iltapäivällä kahvin kanssa, kevyempi kokonaisuus voi riittää hyvin.
Myös osallistujien työn luonne vaikuttaa. Fyysistä työtä tekevä ryhmä syö usein eri tavalla kuin lyhyessä toimistopalaverissa istuva porukka. Siksi pelkkä henkilömäärä ei aina riitä tiedoksi. Kun kerrot, millainen ryhmä on tulossa ja mihin aikaan tarjoilu tapahtuu, annosmäärä osataan arvioida paremmin.
Varovainen lisävara on usein järkevä, mutta ylilyöntiä kannattaa välttää. Hyvä catering-kumppani osaa yleensä suositella sopivaa määrää kokemuksen perusteella. Sitä kannattaa hyödyntää.
Hinta ei ratkea vain menusta
Cateringin hintaa mietitään usein ensimmäiseksi, mikä on täysin ymmärrettävää. Silti pelkkä menun kappalehinta ei kerro koko kuvaa. Kokonaiskustannukseen vaikuttavat myös toimitus, tarjoilutapa, astiat, erityisruokavaliot ja tilauksen koko.
Halvin vaihtoehto ei aina tule edullisimmaksi, jos toimitus takkuaa tai kokonaisuus on väärin mitoitettu. Vastaavasti hieman laadukkaampi ja selkeästi rakennettu tarjoilu voi säästää aikaa, vähentää hävikkiä ja jättää paremman vaikutelman sekä henkilöstölle että vieraille.
Yritystilausten kohdalla kannattaa kysyä myös toistuvista tilauksista tai suuremmista määristä. Jos työpaikalla tarvitaan ruokaa säännöllisesti, järkevä malli voi löytyä helpommin kuin yksittäisissä satunnaistilauksissa. Esimerkiksi Ravintola Sitara palvelee myös yrityksiä, jotka tarvitsevat useampia lounasannoksia tai käytännöllistä cateringia arjen tarpeisiin.
Yleisimmät virheet, jotka kannattaa välttää
Moni ongelma on ennakoitavissa. Yleisin virhe on liian myöhäinen liikkeellelähtö. Kun tilaus tehdään viime tipassa, vaihtoehdot vähenevät ja pienetkin muutokset voivat aiheuttaa ylimääräistä stressiä.
Toinen tavallinen virhe on epäselvä vastuunjako. Jos kukaan ei tiedä, kuka ottaa toimituksen vastaan, missä tarjoilu katetaan tai miten erityisruokavaliot jaetaan, hyväkin ruoka voi jäädä sekavan järjestelyn varjoon. Työpaikalla kannattaa sopia yksi yhteyshenkilö, joka tuntee tilauksen ja päivän aikataulun.
Kolmas virhe liittyy siihen, että catering valitaan vain näyttävyyden perusteella. Työpaikalla toimivuus ratkaisee paljon. Ruoka saa toki näyttää hyvältä, mutta sen pitää ennen kaikkea olla maukasta, helposti tarjoiltavaa ja tilanteeseen sopivaa.
Neljäs kompastuskivi on liian monimutkainen menu. Jos vaihtoehtoja on liikaa, tilaaminen hidastuu ja toteutus vaikeutuu. Usein paras ratkaisu on muutama hyvin valittu ja varma vaihtoehto, joista muodostuu tasapainoinen kokonaisuus.
Milloin catering kannattaa tilata työpaikalle
Catering ei ole vain juhlapäivien palvelu. Se toimii hyvin myös tavallisessa arjessa silloin, kun halutaan helpottaa työpäivää tai tehdä yhteisestä hetkestä sujuvampi. Koulutuspäivät, asiakastapaamiset, henkilöstöpalaverit, työmaapäivät ja sesonkikiireet ovat tyypillisiä tilanteita, joissa valmis tarjoilu säästää aikaa.
Moni työpaikka tilaa cateringia myös silloin, kun omat taukojärjestelyt ovat hankalia. Jos porukan on vaikea lähteä yhtä aikaa lounaalle tai päivän ohjelma on tiivis, työpaikalle toimitettu ruoka voi olla käytännöllisin vaihtoehto. Samalla yhteinen ruokailu tuo usein päivään pienen hengähdystauon, jolla on enemmän merkitystä kuin kiireessä helposti huomaa.
Toisinaan kyse on myös viihtyvyydestä. Hyvä ruoka on yksinkertainen tapa kiittää, toivottaa tervetulleeksi tai tehdä tavallisesta työpäivästä hieman parempi. Sen ei tarvitse olla iso ele ollakseen onnistunut.
Kun haluat tilauksen onnistuvan kerralla
Paras tapa onnistua on pitää tilaus selkeänä. Kerro mitä tarvitset, mille porukalle, mihin aikaan ja millaisella käytännön järjestelyllä. Kysy rohkeasti suositusta, jos et ole varma sopivasta kokonaisuudesta. Hyvä cateringin tarjoaja auttaa juuri tässä, eikä oleta asiakkaan tietävän kaikkea valmiiksi.
Kun ruoka on maukasta, toimitus luotettava ja kokonaisuus sopii työpäivän rytmiin, catering tekee arjesta helpompaa eikä raskaampaa. Silloin tilaus tuntuu samalta kuin hyvän lounaspaikan löytäminen läheltä – asiat vain toimivat, ja ihmiset lähtevät pöydästä tyytyväisinä.