Kun työporukalle pitää järjestää lounas, päätös tehdään usein nopeasti: kuinka monta syöjää tulee, ehditäänkö ravintolaan ja paljonko yrityslounas maksaa ryhmälle? Budjetin lisäksi ratkaisee se, saavatko kaikki hyvän ja täyttävän aterian ilman, että työpäivä venyy. Hyvä yrityslounas on helppo tilata, sopii erilaisiin ruokavalioihin ja pitää kokonaiskulut selkeinä.
Paljonko yrityslounas maksaa ryhmälle?
Yrityslounaan hinta ryhmälle riippuu ennen kaikkea henkilömäärästä, tarjoilutavasta ja siitä, syödäänkö ravintolassa vai tilataanko annokset työpaikalle. Tavallisessa lounasravintolassa ryhmän kustannus lasketaan usein henkilökohtaisen lounashinnan mukaan. Jos lounas maksaa esimerkiksi 13 euroa henkilöltä, kymmenen hengen ryhmän lounas on 130 euroa ja 25 hengen ryhmän 325 euroa.
Tämä on hyvä lähtökohta, mutta ei aina lopullinen hinta. Isommissa tilauksissa voidaan sopia yritykselle omasta hinnasta, erityisesti silloin, kun tilauksia tehdään säännöllisesti tai annosmäärä on suuri. Toisaalta työpaikalle toimitettavaan lounaaseen voi kuulua toimitusmaksu, pakkauskulu tai erillinen järjestelymaksu. Siksi pelkkää annoshintaa tärkeämpää on pyytää selkeä kokonaisarvio koko tilauksesta.
Pienelle, 5-10 hengen tiimille ravintolassa nautittu buffetlounas on usein suoraviivaisin vaihtoehto. Kun syöjiä on 20, 40 tai enemmän, kannattaa selvittää, onko ryhmätilaukselle mahdollista saada sovittu hinta tai toimiva noutoratkaisu. Näin kustannukset pysyvät ennakoitavina eikä jokaisen tarvitse hoitaa maksua erikseen.
Mistä yrityslounaan kokonaishinta muodostuu?
Lounas ei ole vain pääruoka. Kun vertailet vaihtoehtoja, tarkista mitä hintaan todella sisältyy. Monelle työporukalle hyvä lounaskokonaisuus tarkoittaa pääruoan lisäksi salaattia, leipää, juomaa sekä mahdollisesti keittoa tai jälkiruokaa. Jos nämä sisältyvät buffetlounaaseen, hinta on helpompi arvioida kuin silloin, kun jokainen lisä valitaan erikseen.
Tarjoilutapa vaikuttaa paljon. Ravintolassa syöminen voi olla edullinen ja mukava tapa koota tiimi saman pöydän ääreen. Ruoka on valmiina, valikoimaa on enemmän ja pakkausjätettä syntyy vähemmän. Samalla pitää huomioida siirtymiseen kuluva aika, pöytävarauksen tarve ja se, mahtuuko koko ryhmä samaan aikaan syömään.
Noutolounas sopii tilanteisiin, joissa työpäivän rytmi ei anna tilaa ravintolakäynnille. Valmiit annokset voidaan hakea sovittuna aikana, jolloin lounastauko pysyy lyhyenä. Toimitettu lounas taas helpottaa erityisesti kokouspäiviä ja vuorotyötä, mutta silloin hintaan voivat vaikuttaa etäisyys, toimitusaika ja annosmäärä.
Myös ruokavaliot kannattaa ilmoittaa jo tarjousvaiheessa. Kasvisruokaa, vegaanisia vaihtoehtoja ja yleisimpiä erityisruokavalioita tarvitaan monessa työporukassa. Kun tarpeet tiedetään etukäteen, ravintola voi ehdottaa sopivaa kokonaisuutta eikä erikoisannoksia tarvitse järjestää viime hetkellä.
Hinta per henkilö vai yhteinen tarjous?
Hinta per henkilö toimii hyvin, kun osallistujamäärä vaihtelee. Yritys maksaa vain toteutuneista aterioista, ja laskelma on helppo tehdä. Jos ryhmässä on 12 henkilöä ja lounas maksaa 14 euroa, kuluksi tulee 168 euroa. Mahdollinen juomatarjoilu, toimitus tai kokoustilan tarjoilut kannattaa lisätä laskelmaan erikseen.
Yhteinen tarjous voi olla parempi silloin, kun tilaus toistuu. Esimerkiksi kerran viikossa järjestettävä henkilöstölounas tai säännöllinen työmaakuljetus hyötyy siitä, että käytännöt sovitaan etukäteen. Yritys tietää, miten tilaus tehdään, ravintola pystyy valmistautumaan määrään ja henkilöstö oppii luottamaan siihen, että lounas on saatavilla ajallaan.
Edullisin vaihtoehto ei aina ole paras. Jos annos on liian pieni, valikoima kapea tai nouto hankala, säästö voi kadota työajan ja tyytymättömyyden mukana. Hyvä mittari on kokonaisarvo: paljonko yksi toimiva, maukas ja sujuvasti järjestetty lounas maksaa työntekijää kohden.
Näin lasket lounasbudjetin työporukalle
Aloita arvioimalla tavallinen osallistujamäärä. Jos tiedät, että lounaalle tulee useimmiten 18 henkilöä, tee laskelma sen mukaan ja varaa pieni jousto. Kokouspäivinä osallistujia voi olla enemmän, kun taas vuorotyössä kaikki eivät välttämättä syö samaan aikaan.
Kerro osallistujamäärä henkilökohtaisella lounashinnalla. Lisää sen jälkeen mahdolliset toimitus-, pakkaus- ja erikoisruokavaliokulut. Jos tilaus on säännöllinen, laske myös kuukausitaso. Esimerkiksi 15 henkilön lounas kahdesti viikossa on jo 30 ateriaa viikossa. Tällaisessa määrässä kannattaa kysyä yritysasiakkaalle räätälöityä hinnoittelua.
Budjetissa on hyvä erottaa kaksi asiaa: työntekijän maksama osuus ja yrityksen maksama osuus. Yrityksen lounasedun, omavastuun ja verotuksen käytännöt kannattaa tarkistaa omalta palkanlaskennalta tai taloushallinnolta, sillä ohjeet ja euromäärät voivat muuttua. Ravintola voi kertoa tilauksen hinnan ja laskutuksen vaihtoehdot, mutta yrityksen kannattaa varmistaa omat hallinnolliset käytäntönsä hyvissä ajoin.
Milloin ryhmätilauksesta kannattaa pyytää tarjous?
Tarjous kannattaa pyytää, kun kyseessä on yli kymmenen henkilön tilaus, toistuva lounastarve, kokouspäivä tai työpaikalle toimitettava ruoka. Myös silloin, kun ryhmällä on paljon eri ruokavalioita tai tarkka aikataulu, ennakkokeskustelu säästää vaivaa. Ravintola pystyy ehdottamaan käytännöllistä ratkaisua, kun se tietää osallistujamäärän, toivotun ajan ja tarjoilutavan.
Hyvä tarjouspyyntö on lyhyt mutta tarkka. Kerro päivämäärä, kellonaika, arvioitu henkilömäärä, ruokavaliot sekä se, haluatteko syödä paikan päällä, noutaa ruoat vai pyytää toimituksen. Jos yritys tarvitsee laskun, mainitse se heti. Näin saat vastauksen, josta näet annoshinnan, mahdolliset lisäkulut ja sen, mitä ateriaan sisältyy.
Pöytävaraus on erityisen hyödyllinen, kun ryhmä tulee samaan aikaan lounaalle. Se vähentää odottamista ja helpottaa ravintolan valmistautumista. Malmin, Tattariharjun ja Malmin lentokentän läheisyydessä liikkuville työporukoille nopea lounas on usein tärkeämpi kuin monimutkainen menu: ruoan pitää olla valmista, maukasta ja riittävän vaihtelevaa.
Valitse lounas, johon porukka palaa mielellään
Työporukan lounas toimii parhaiten, kun jokaiselle löytyy jotain ja ruokailu sujuu ilman ylimääräistä säätöä. Buffet tuo valinnanvaraa eri makuihin, kun taas valmiit annokset voivat olla paras ratkaisu kiireiseen kokoukseen. Suomalaisen kotiruoan ja intialaisten makujen yhdistelmä tuo vaihtelua arkeen ilman, että lounas tuntuu vieraalta tai liian raskaalta.
Ravintola Sitara palvelee yrityksiä, jotka tarvitsevat useampia lounasannoksia ja haluavat sopia hinnoittelusta omaan tarpeeseensa. Kun tilausmäärä, aikataulu ja ruokavaliot ovat tiedossa, lounas voidaan suunnitella käytännöllisesti niin, että työporukka saa hyvän ruokatauon ja yritys tietää kulut etukäteen.
Seuraavaa tiimilounasta varten riittää, että lasket tavallisen osallistujamäärän ja kerrot ravintolalle, miten usein lounasta tarvitaan. Selkeä tilaus tekee arjesta kevyempää – ja hyvä lämmin ruoka antaa porukalle paremman jatkon työpäivään.